一、核心工作內容

1.辦公保障類

-物資管理：辦公用品（文具、設備耗材）的采購、庫存盤點、分發(fā)；固定資產（電腦、辦公家具）的登記、維護、報廢處理。

-環(huán)境維護：辦公區(qū)域衛(wèi)生監(jiān)督、綠植養(yǎng)護、辦公設備（打印機、網絡）日常故障協(xié)調處理。

-后勤支持：考勤統(tǒng)計（打卡數(shù)據(jù)整理、請假審批跟進）、飲用水/快遞收發(fā)、會議室預訂與布置。

2.行政事務類

-文檔管理：公司合同、規(guī)章制度、重要文件的分類存檔、借閱登記、電子檔備份（確保機密性）。

-流程對接：協(xié)助辦理員工入職（工牌制作、入職資料收集）、離職（物品交接確認）手續(xù)；對接外部機構（如物業(yè)、社保部門）。

-活動組織：公司團建、年會、培訓等活動的場地預訂、物料采購、流程協(xié)調。

3.財務輔助類（部分行政兼顧）

-日常小額報銷單據(jù)整理、提交；行政類費用（如物業(yè)費、采購款）的申請與支付跟進。

二、關鍵工作流程

1.辦公用品管理流程

-各部門提交物資需求→行政匯總并核對庫存→庫存不足則制定采購清單（比價后報批）→采購到貨后驗收、入庫登記→按需求分發(fā)并更新庫存表→每月盤點庫存，補充常用物資。

2.員工入職流程

-人力資源部同步新員工信息→行政準備工牌、辦公設備（電腦、賬號）→引導新員工熟悉辦公環(huán)境、領取物資→收集入職資料（身份證復印件等）→存檔并同步至相關部門。

3.會議支持流程

-申請人提交會議需求（時間、人數(shù)、設備）→行政確認會議室可用性并預訂→會前布置場地（投影、座椅、茶水）→會后協(xié)調衛(wèi)生清理、設備歸位。

三、工作機制

1.溝通協(xié)作機制

-建立“需求響應群”：各部門通過群內提交行政需求（如維修申請、物資領用），行政1個工作日內反饋處理進度。

-跨部門對接：與人力資源部同步人員變動信息，與財務部對接費用報銷，確保信息同步無遺漏。

2.制度規(guī)范機制

-制定《辦公用品領用規(guī)范》《會議室使用制度》《文檔管理細則》等，明確流程標準（如“單次領用超過XX金額需部門負責人審批”）。

-定期更新制度：根據(jù)公司規(guī)模變化（如人員擴招）調整流程（如增加物資采購頻次）。

3.應急處理機制

-設備故障：建立維修服務商通訊錄（如打印機、網絡維修），確保突發(fā)故障1-2小時內響應。

-突發(fā)事件：如停電、疫情等，提前制定備用方案（如臨時辦公安排、防疫物資儲備）。

4.復盤優(yōu)化機制

-每周梳理未完成事項（如延遲的采購），分析原因（如供應商物流問題）并調整（如更換供應商）。

-每月收集各部門對行政服務的反饋（如“物資補給不及時”），針對性優(yōu)化流程（如增加庫存預警線）。

核心原則：行政工作以“服務支撐”為導向，通過標準化流程減少重復溝通，以細致化管理提升辦公效率，確保團隊專注核心業(yè)務。