一、核心文書與文檔管理

1.文件處理與歸檔：

接收、登記、分發(fā)公司內(nèi)外部往來文件（郵件、快遞、通知等）。

起草、打印、復(fù)印、掃描各類文件、報(bào)告、信函、合同、通知等（如會(huì)議紀(jì)要、工作聯(lián)系單、進(jìn)度報(bào)告、行政通知等）。

建立和維護(hù)完善的文件管理系統(tǒng)（電子和紙質(zhì)），確保文件分類清晰、易于查找、安全保密。這對(duì)建筑項(xiàng)目海量的圖紙、合同、變更單、驗(yàn)收資料等尤為重要。

負(fù)責(zé)項(xiàng)目相關(guān)文件（如施工圖紙、技術(shù)規(guī)范、合同、變更指令、驗(yàn)收資料、竣工資料等）的接收、登記、分發(fā)、傳遞和歸檔管理。

二、日常行政與辦公支持

1.前臺(tái)與接待：接聽、轉(zhuǎn)接電話，禮貌接待來訪客人。

處理基本的咨詢和信息傳達(dá)。

2.會(huì)議與活動(dòng)組織：

安排會(huì)議室，準(zhǔn)備會(huì)議所需設(shè)備（投影儀、音響等）。

負(fù)責(zé)項(xiàng)目會(huì)議、公司內(nèi)部會(huì)議的記錄與整理，**編寫會(huì)議紀(jì)要并及時(shí)分發(fā)。

協(xié)助組織公司內(nèi)部活動(dòng)或外部接待。

3.辦公用品與設(shè)備管理：

負(fù)責(zé)辦公用品的采購申請(qǐng)、領(lǐng)取、發(fā)放和庫存管理。

管理辦公設(shè)備的日常維護(hù)、報(bào)修（如打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等）。

管理辦公環(huán)境整潔。

4.考勤與人事輔助：

協(xié)助統(tǒng)計(jì)、匯總員工考勤記錄（部分公司）。

協(xié)助辦理新員工入職、離職的相關(guān)手續(xù)（如辦公用品領(lǐng)取、工位安排等）。

管理員工檔案（部分基礎(chǔ)信息）。

三、項(xiàng)目協(xié)調(diào)與溝通支持

1.信息傳遞樞紐：

作為項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)（項(xiàng)目經(jīng)理、工程師、施工員等）與公司職能部門（行政、人事、財(cái)務(wù)）、以及外部單位（甲方、監(jiān)理、分包商、供應(yīng)商）之間的重要溝通橋梁。

及時(shí)、準(zhǔn)確地傳遞項(xiàng)目相關(guān)信息、文件、指令。

2.分包商/供應(yīng)商協(xié)調(diào)支持：

協(xié)助處理與分包商、供應(yīng)商的日常文件往來（如收發(fā)送貨單、聯(lián)系函等）。

協(xié)助安排分包商/供應(yīng)商來訪接待。

四、建筑行業(yè)特定職責(zé)

1.工程圖紙管理：

接收、登記、分發(fā)不同版本的施工圖紙、設(shè)計(jì)變更圖紙。

確保圖紙的有效版本在現(xiàn)場(chǎng)和相關(guān)部門流通，及時(shí)回收作廢圖紙。

協(xié)助圖紙的復(fù)印、掃描、裝訂。

2.合同管理輔助：

協(xié)助登記、歸檔工程合同、分包合同、采購合同。

管理合同臺(tái)賬。

五、其他職責(zé)

1.領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作：處理上級(jí)臨時(shí)安排的各種行政或項(xiàng)目支持性事務(wù)

2.保密工作：嚴(yán)格遵守公司保密規(guī)定，妥善保管涉密文件和敏感信息。

六關(guān)鍵能力與素質(zhì)要求

1.熟練的辦公軟件操作，優(yōu)秀的溝通協(xié)調(diào)能力，對(duì)內(nèi)對(duì)外都需要清晰、準(zhǔn)確、禮貌地溝通。

2.細(xì)致認(rèn)真與責(zé)任心：文件管理、數(shù)據(jù)錄入、報(bào)銷審核等工作容錯(cuò)率低，必須嚴(yán)謹(jǐn)。

3.良好的組織與時(shí)間管理能力；

4.學(xué)習(xí)能力；