一、前期準備階段

1.資料收集與整理：收集項目前期文件，包括立項批復、土地使用證、規(guī)劃許可證、施工許可證等法定文件，確保文件齊全且符合規(guī)范。

整理勘察、設計階段的資料，如地質勘察報告、設計圖紙、設計變更通知、圖紙會審記錄等，并按專業(yè)分類歸檔。

2.制度與表格準備：根據項目特點和地方規(guī)范，制定資料管理流程、歸檔制度，明確各部門資料提交要求；準備統(tǒng)一的表格模板（如施工日志、材料報驗單、隱蔽工程驗收記錄等），確保資料格式標準化。

二、施工階段

1.日常資料編制與審核

（1）編制施工記錄、檢驗批資料，包括隱蔽工程驗收記錄、分項/分部工程驗收記錄等。

（2）審核進場材料、設備的質量證明文件（如合格證、檢驗報告、備案證等），確保符合設計及規(guī)范要求，并辦理報驗手續(xù)。

（3）嚴格按照標準規(guī)范和海口市地方要求進行工程材料、混凝土、砂漿等在監(jiān)理單位或建設單位見證人員的監(jiān)督下進行見證取樣和送檢，確保取樣送檢程序合規(guī)，及時收集相關試驗檢測報告并整理歸檔。

2.過程資料跟蹤與歸檔

（1）跟蹤施工進度，及時收集各工序資料，如測量放線記錄、混凝土試塊報告、鋼結構焊接檢測報告等，避免資料滯后。

（2）按“分部分項工程”“時間順序”或“專業(yè)類別”對資料進行分類、編號、裝訂，建立電子臺賬（如Excel或專業(yè)資料管理軟件），方便查閱。

3.往來文件管理：收集監(jiān)理通知、業(yè)主指令、施工單位回復及會議紀要（如監(jiān)理例會、專題會議）等文件，分類、編號、歸檔，建立電子臺賬，方便查閱。

三、驗收階段

1.竣工資料編制與匯總

（1）收集、匯總施工全過程資料及竣工圖（根據設計變更、現場簽證等修改原圖），確?？⒐D與實際施工一致。

（2）收集整理竣工驗收所需文件，包括竣工報告、質量評估報告、消防/環(huán)保驗收文件、工程總結等，按地方檔案館要求組卷。

2.資料報審與配合驗收

（1）將竣工資料報送監(jiān)理單位、建設單位審核，根據反饋意見修改完善，直至通過審核。

（2）配合質監(jiān)站、檔案館等部門的驗收工作，提供所需資料，解答驗收過程中的疑問。

四、竣工后

1.資料移交與歸檔

（1）向建設單位、檔案館移交完整的竣工資料（包括紙質版和電子版），辦理移交手續(xù)并留存簽收記錄。

（2）協助建設單位辦理產權登記，提供所需的工程資料支持。